사람들은 긴 글 읽는걸 좋아하지 않는다.
더더군다나 디지털 비전에 익숙한 어린친구들은 장황하거나 지루한걸 견디지 못한다.
도큐먼트를 만드는 사람 입장에서는 자세하게 기록하려면 어쩔수없이 장황하게 된다.
그런데 이런 문서작성 방식이 어떤 경우엔 아주 잘못된 작업이라는 것이다.
어떤 경우란, 서로간의 정보지식의 수준을 맞추기 위한 문서작업일 경우에는 더더욱 치명적이다.
지식수준을 맞추려면 문서가 배포되었을때 그 문서의 내용에 대해서 다들 비슷한 수준으로 이해가 되어 정보가 공유되어야 의미가 생기게 된다.
문제는 그 문서를 엉덩이 붙이고 앉아서 읽는 사람이 한사람도 없다는 것이다.
(간혹 '이상한' 사람이 있기도 하다. 오타까지 찾아내는 사람도 있다.)
지식수준의 불균형이나 잘못 곡해된 정보로 인해 커뮤니케이션의 문제가 발생했을때나 참고자료로 활용될까? 그외에는 거들떠도 보지 않는 빛좋은 개살구가 되는 것이다.
결국 문서는 작성자에게 만족을 주는것으로 역할을 다하고 먼지구덩이속에 파묻히거나 슬그머니 이면지로 사용될 것이다.
지식수준을 맞추기 위해서는 우선 아이들을 가르치듯 아주 단순 명쾌한 요약본이 필요하다.
단 몇분만에도 전체 구도를 이해할 수 있으면서 어떤 일들이 앞으로 일어날지 대한 1장 짜리 요약본말이다.
아쉽지만 첫 미팅은 여기에서 끝내야 한다.
욕심을 내다간 결국 큰 회의실에 덩그러니 혼자 앉아있게 될 것이다.
곧, 다들 슬그머니 바쁘거나 전화를 핑계로 나갈것이기 때문이다.
내가 자리에 앉아 있다고 역지사지하면 이해가 갈 것이다.
자기가 주관하지도, 아직 연관되어 있지도 않은 일에 복잡하고 귀찮은 수십장짜리 문서를 이해할 정도로 에너지를 나눠주지는 않을 것이다.
안그래도 바쁜사람들이고 안그래도 귀찮은거 싫어하는 사람들이다.
가장 기초적인 수준의 요약본으로 정보에 대한 전체 뼈대 구조를 이해하게하고,
그 다음 각각의 모듈별로 다시 요약본으로 세부 내역을 이해시키고,
그리고 그 다음단계 그 다음단계로 이동해야 할 것이다.
간혹 대상자에 따라 같은 내용이라도 별도 포맷의 문서가 필요한 경우도 있을 것이다.
같은 내용이라도 받아들이는 사람의 언어로 번역해서 전달해야할 경우도 있기 때문이다.
사람들은 저마다 자신만의 언어가 있다.
그래서 같은 한글이라도 어떤 단어를 사용하느냐에 따라서 이해도가 빨라지거나, 오해가 산적하게 되거나 하게 된다.
메일의 본문을 이용해서 첨부하는 문서의 요약내용을 전달하는것도 효율적인 방법이다.
첨부 문서만 달랑 넣어놓으면 나중에 읽어야지 하면서 미뤄놓기 십상이다.
나중에 보더라도 어떤 내용이 담겨있는지는 알려줌으로써 대략의 내용이라도 그림을 그리고 있을수 있도록 도와주는것이 문서 작업의 첫번째 역할일 것이다.
역시 이것도 장황하다.